{"id":10810,"date":"2022-08-03T13:26:12","date_gmt":"2022-08-03T11:26:12","guid":{"rendered":"https:\/\/drinktec-blog.b-rex.de\/?p=10810"},"modified":"2022-08-10T09:26:28","modified_gmt":"2022-08-10T07:26:28","slug":"digitale-handelsdokumente","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/drinktec-blog.b-rex.de\/de\/branchenuebergreifend\/digitale-handelsdokumente\/","title":{"rendered":"Digitale Handelsdokumente"},"content":{"rendered":"\n

Mit dem f\u00fcr Ende 2022 geplanten Rollout der zentralen Plattform Cloud4Log<\/a>, \u00fcber die digitale Lieferscheine und perspektivisch alle Arten von Transportdokumenten ausgetauscht werden k\u00f6nnen. Oliver P\u00fcthe, GS1 Germany, stellt im vorliegenden Beitrag da, wie das aufw\u00e4ndige Handling von Papier-Lieferscheinen entlang der Supply Chain damit in Zukunft entfallen kann.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Der digitale Lieferschein kommt<\/h2>\n\n\n\n

In Zeiten zunehmender Digitalisierung wirken die nach wie vor durch hohen manuellen Aufwand gepr\u00e4gten Liefer- und Transportprozesse entlang der Supply Chain anachronistisch. Das Problem am Beispiel der Brau- und Getr\u00e4nkebranche: Getr\u00e4nkelieferungen zu den Gro\u00dfh\u00e4ndlern oder den Verteilzentren des Einzelhandels werden grunds\u00e4tzlich von physischen Lieferscheinen begleitet. Die Transporteure nehmen die vom Lieferanten ausgedruckten Papiere mit auf eine lange Reise. W\u00e4hrend dieser gehen die Dokumente durch viele H\u00e4nde, werden abgezeichnet, kopiert und eingescannt, bis sie schlie\u00dflich nach Auslieferung der Ware in der Zentrale des Logistikunternehmens in der Ablage oder nach digitaler Erfassung sogar im Papierkorb landen. Dieser Prozess verbraucht unn\u00f6tig Ressourcen, ist personalintensiv, zeitaufw\u00e4ndig und fehleranf\u00e4llig.<\/p>\n\n\n\n

Neutrale und zentrale Cloud-Plattform<\/h3>\n\n\n\n
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Durch die Einf\u00fchrung des digitalen Lieferscheins<\/a> kann dies behoben und dem aufw\u00e4ndigen Handling der Papierbelege endlich ein Ende bereitet werden. Ende Oktober 2022 soll mit Cloud4Log eine zentrale Plattform live geschaltet werden, \u00fcber die Hersteller, Logistikunternehmen und H\u00e4ndler digitale Transportdokumente austauschen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Cloud4Log ist ein Kooperationsprojekt der Bundesvereinigung Logistik (BVL) e.V.<\/a> und der GS1 Germany GmbH<\/a>, an dem derzeit \u00fcber 30 Unternehmen aus Industrie, Logistik und Handel teilnehmen.<\/p>\n\n\n\n

Die von den Projektpartnern gemeinsam entwickelte L\u00f6sung basiert auf einer neutralen Cloud-Plattform. \u00dcber diese stehen die digitalen Lieferscheine allen Supply Chain-Partnern f\u00fcr die Dauer des Lieferprozesses und zehn Wochen dar\u00fcber hinaus zur Verf\u00fcgung. Ausdruck, Weitergabe, Transport und Quittierung des Papierbelegs sind somit \u00fcberfl\u00fcssig.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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\"Unterzeichnung
Unterzeichnung eines digitalen Lieferscheins im Wareneingang (Bild: REWE)<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Der Prozess im Detail<\/h3>\n\n\n\n

Der Verlader auf Lieferantenseite legt die Lieferscheine in der Cloud ab. GS1 Identifikationsstandards sorgen daf\u00fcr, dass das digitale Dokument eindeutig der jeweiligen Lieferung zugeordnet werden kann. \u00dcbernimmt der Logistikdienstleister die Ladung, scannt der Fahrer einen im Warenausgang des Herstellers erzeugten QR-Code. Er braucht daf\u00fcr lediglich ein Smartphone mit Scanfunktion (\u00fcber die integrierte Kamera). Der Link zum digitalen Lieferschein wird als Karte im Smartphone Wallet des Fahrers hinterlegt; eine Funktion, die bereits von Flugtickets oder Konzertkarten bekannt ist.<\/p>\n\n\n\n

W\u00e4hrend des Transports sind die digitalen Lieferscheindokumente jederzeit abrufbar und k\u00f6nnen bei Kontrollen vorgezeigt werden. Im Wareneingang des H\u00e4ndlers wird der digitale Lieferschein wieder per Scan des QR-Codes auf dem Smartphone des Fahrers aus der Cloud zur weiteren Bearbeitung eingelesen und kann hier abgezeichnet werden.<\/p>\n\n\n\n

Dokumentation in Echtzeit<\/h3>\n\n\n\n

Mengenabweichungen und Lademitteltausch sowie Wareneingangsbelege k\u00f6nnen dem digitalen Lieferschein in Echtzeit in der Cloud angef\u00fcgt werden. Die Quittierung durch Empf\u00e4nger und Fahrer versetzt den Lieferschein in einen abgeschlossenen, nicht mehr \u00e4nderbaren Archivierungsstatus.<\/p>\n\n\n\n

Durch die Cloud-L\u00f6sung wird vermieden, dass der Lieferschein auf mehreren digitalen Endger\u00e4ten der Frachtf\u00fchrer liegt. Somit haben immer nur die jeweils unmittelbar Prozessbeteiligten Zugriff auf den jeweils aktuellsten Stand der Dokumente.<\/p>\n\n\n\n

Offene Schnittstelle, einfache technische Anbindung<\/h3>\n\n\n\n

Die Besonderheit der Cloud4Log-L\u00f6sung liegt in der Neutralit\u00e4t der Plattform und dem Community-Gedanken. Dieser Ansatz stellt sicher, dass die Interessen aller Prozessbeteiligten ber\u00fccksichtigt werden. Eine offene, standardisierte Schnittstelle erm\u00f6glicht Versendern, Empf\u00e4ngern und Logistikdienstleistern die diskriminierungsfreie technische Anbindung. Sie k\u00f6nnen dabei bereits bestehende Applikationsanbieter nutzen, wenn diese die entsprechenden Funktionalit\u00e4ten in ihren Systemen erg\u00e4nzen. So lassen sich digitale Transportdokumente \u00fcber eine zentrale Instanz zwischen unterschiedlichen Supply Chain-Partnern austauschen und nach einem standardisierten Verfahren mit Informationen anreichern.<\/p>\n\n\n\n

Durch den Aufbau einer Plattform mit einer offenen Schnittstelle wird Anbietervielfalt sichergestellt und damit die Monopolstellung eines einzelnen Anbieters vermieden. Die neutralen Rollen von BVL und GS1 Germany als Anbieter und Betreiber der L\u00f6sung gew\u00e4hrleisten, dass die Eintrittsbarrieren niedrig sind und der Service f\u00fcr Teilnehmer in allen Branchen und M\u00e4rkten zur Verf\u00fcgung steht. Bereits bestehende unternehmens- oder branchenspezifische Insell\u00f6sungen f\u00fcr digitale Lieferscheine sind integrierbar.<\/p>\n\n\n\n

Datensicherheit gew\u00e4hrleistet<\/h3>\n\n\n\n

Zurzeit entwickelt T-Systems die technische Plattform-Infrastruktur und geeignete Front-End-L\u00f6sungen. Die Daten werden bei Cloud4Log \u00fcber die Open Telekom Cloud (OTC)<\/a> verarbeitet. Die Zusammenarbeit mit der Telekom-Tochter garantiert die Datenspeicherung und -verarbeitung \u00fcber einen in Deutschland betriebenen Server und damit Datenschutz und -sicherheit nach europ\u00e4ischem Recht. Dies war eine der zentralen Anforderungen, die die Projektbeteiligten aus Industrie, Logistik und Handel in dem Vorg\u00e4ngerprojekt zur Entwicklung des digitalen Lieferscheins formuliert hatten.<\/p>\n\n\n\n

\"Projekt
Projekt digitaler Lieferschein (Grafik: GS1 Germany)<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

Einfache Bedienbarkeit<\/h3>\n\n\n\n

Die einfache Bedienbarkeit der L\u00f6sung war eine weitere wichtige Forderung des Projektteams, da es an den Rampen und bei den Transportunternehmen h\u00e4ufig zu Mitarbeiterwechseln kommt. Lange Einarbeitungszeiten und die Ausstattung mit spezieller Hardware w\u00fcrden die Akzeptanz des digitalen Lieferscheins deutlich erschweren, so die Bef\u00fcrchtung der Projektbeteiligten. Auch die Speicherung der Daten auf unz\u00e4hligen Endger\u00e4ten wurde als problematisch beurteilt.<\/p>\n\n\n\n

Dass die gemeinsam entwickelte L\u00f6sung f\u00fcr den digitalen Lieferschein diesen Anforderungen entspricht und auch die Bed\u00fcrfnisse und Erwartungen der Anwender entlang der Supply Chain ber\u00fccksichtigt, hat der im vergangenen Jahr durchgef\u00fchrte Praxistest gezeigt: Vier Wochen lang haben 20 Unternehmen eine prototypische L\u00f6sung f\u00fcr den digitalen Lieferschein mittels einer Web-App installiert auf der Open Telekom Cloud und unter Nutzung des GS1 Standards GDTI (Global Document Type Identifier)<\/a> zur eindeutigen und \u00fcberschneidungsfreien Identifikation des Lieferscheins genutzt. Dabei wurden von den verladenden Unternehmen f\u00fcr 160 Transporte mehr als 228 digitale Lieferscheine ausgetauscht und es waren 159 Nutzer und Nutzerinnen beteiligt. Das Ergebnis: 68 Prozent der befragten Anwender w\u00fcrden die L\u00f6sung zur digitalen Abwicklung von Lieferscheinen gerne weiternutzen. Den Usern gefiel insbesondere die kontaktlose \u00dcbergabe des Dokuments mithilfe des QR-Code-Scans, die digitale Unterschrift sowie die Einsparung des Lieferscheindrucks.<\/p>\n\n\n\n

Lieferprozesse werden schneller<\/h3>\n\n\n\n

Der Test machte zudem deutlich, dass durch die Digitalisierung des Prozesses deutlich weniger Rechnungskorrekturen und Gutschriften erforderlich werden. Des Weiteren entf\u00e4llt bei den Spediteuren der gesamte Dokumentationsaufwand von Lieferscheinen \u2013 vom Einscannen \u00fcbers Archivieren bis zur Auskunftspflicht. Die 228 eingesparten Papier-Lieferscheine w\u00e4hrend des vierw\u00f6chigen Praxistests tragen zur Erh\u00f6hung der Nachhaltigkeit der Logistikprozesse bei.<\/p>\n\n\n\n

Insgesamt hat der Praxischeck an den Rampen noch einmal das massive Optimierungspotenzial offengelegt, das durch den digitalen Lieferschein realisiert werden kann. Er schafft die Voraussetzung f\u00fcr Automatisierung und echte Prozesseffizienz. Die digitale Verf\u00fcgbarkeit der Daten sorgt f\u00fcr maximale Transparenz bei der Sendungsverfolgung und die Echtzeitlieferr\u00fcckmeldung beschleunigt die Reklamations- und Abrechnungsprozesse zwischen Verk\u00e4ufer und K\u00e4ufer. Der manuelle Aufwand, der mit dem Handling der Transportpapiere in Form von Ausf\u00fcllen, Aush\u00e4ndigen, Transportieren, Scannen und Ablegen verbunden war, entf\u00e4llt komplett. Dies entlastet nicht nur die Mitarbeiter beim Warenausgang und -eingang, sondern vor allem auch die Fahrer, die bisher f\u00fcr den Transport der Dokumente verantwortlich waren.<\/p>\n\n\n\n

Zeitplan und Erweiterungen<\/h2>\n\n\n\n

Ende Oktober 2022 m\u00f6chten die BVL und GS1 Germany die Cloud4Log-L\u00f6sung freischalten. Sie wird in vielen Branchen f\u00fcr den Warenverkehr von den Lieferanten zum Handel sofort einsetzbar sein. In der endg\u00fcltigen Fassung ist es dann auch m\u00f6glich, dem digitalen Lieferschein einen maschinenlesbaren Anhang anzuf\u00fcgen. So werden die Informationen \u00fcber die gelieferte Ware automatisch in die ERP-Systeme<\/a> der Empf\u00e4nger \u00fcbernommen und kontrolliert.<\/p>\n\n\n\n

Die manuelle Pr\u00fcfung der Papierbelege entf\u00e4llt somit. Dies setzt im Clearingprozess zus\u00e4tzlich erhebliche personelle Ressourcen frei. Au\u00dferdem sind weitere potenziell synergieschaffende Funktionalit\u00e4ten in Planung, die die Effizienz entlang der Supply Chain weiter erh\u00f6hen. Dazu geh\u00f6ren beispielsweise eine sogenannte digitale Pforte, \u00fcber die die Fahrer alle notwendigen Informationen, wie z. B. Parkplatz und Entladetor, auf ihr Smartphone erhalten sowie ein digitaler Self-Check-in-Service f\u00fcr die Fahrer. Der digitale Lieferschein ist ein wichtiger Baustein f\u00fcr durchg\u00e4ngig digitale Gesch\u00e4ftsprozesse in der Transportlogistik. F\u00fcr interessierte Unternehmen stehen auf der Website www.cloud4log.de<\/a> weitere Informationen und die M\u00f6glichkeit zur Anmeldung f\u00fcr einen Demo-Termin bereit.<\/p>\n\n\n\n

Zusammenfassung<\/h2>\n\n\n\n

Der Abwicklungsprozess an den Rampen von Brauereien und Handel ist heute noch stark durch das Aush\u00e4ndigen, Annehmen und Bearbeiten von Papier-Lieferscheinen gekennzeichnet. Eine Brancheninitiative mit \u00fcber 30 Unternehmen aus Industrie, Logistik und Handel befasst sich unter der Leitung der Bundesvereinigung Logistik (BVL) und GS1 Germany mit der Einf\u00fchrung des digitalen Lieferscheins, um die manuellen und aufw\u00e4ndigen Prozesse zu digitalisieren. Nach erfolgreichem Praxistest im vergangenen Jahr soll im Dezember 2022 das Roll-out der kollaborativ entwickelten L\u00f6sung Cloud4Log erfolgen. \u00dcber diese neutrale Cloud-Plattform mit offenen Schnittstellen k\u00f6nnen die an der Lieferkette beteiligten Unternehmen Lieferscheine und weitere Transportdokumente austauschen, ohne dass diese ausgedruckt und physisch \u00fcbergeben werden. Die L\u00f6sung bereitet der Zettelwirtschaft entlang der Supply Chain in der Braubranche ein Ende und birgt ein hohes Potenzial f\u00fcr schnellere und kosteng\u00fcnstigere Logistikprozesse zu Gunsten aller Beteiligten in der Braubranche.<\/p>\n\n\n\n

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