Es läuft in Einbeck – dank Drink-IT

Umstieg auf ein neues ERP-System

Wann haben Sie sich eigentlich das letzte Mal Gedanken um Ihre Betriebssoftware gemacht? Ach so, läuft alles. Oder haben Sie doch das Gefühl, dass es irgendwie besser sein könnte? Vernetzter, verzahnter, einfacher, doch Sie scheuen den Aufwand? Die Einbecker Brauhaus AG, Einbeck, machte 2019 Nägel mit Köpfen und entschied sich dafür, ihr ERP-System auf den aktuellsten Stand zu bringen. Als Partner stand ihr dabei die Firma Norriq mit deren Branchenlösung Drink-IT zur Seite. Eine gute Entscheidung, der Aufwand lohnte sich. Das Projekt verlief reibungslos, dank akribischer Planung und vollem Einsatz.

Viele Firmen scheuen den Umstieg

Enterprise Resource Planning, kurz ERP – ein großes Wort mit großem Inhalt. Oft haben viele großen Respekt davor, wenn an den gewachsenen Strukturen etwas verändert werden muss. Kein Wunder, denn ERP-Systeme sind komplexe Gebilde. Sie verwalten still und im Verborgenen sämtliche Betriebsdaten. Sie strukturieren die Geschäftsabläufe der Firma und machen Prozesse effizienter. Nicht wenige Unternehmen scheuen deshalb davor zurück, ihre langjährig verwendete Unternehmenssoftware zu hinterfragen – trotz oftmals noch selbstgestrickter Excel-Tabellen oder zusammengebastelter Krückenlösungen. Man hat sich irgendwie damit arrangiert.

Ende des Lebenszyklus erreicht

Doch spätestens, wenn sich Betriebsstrukturen verändern, die Anforderungen des Marktes wachsen, Mitarbeiter eine bessere Vernetzung der Abteilungen und einen intensiveren Austausch von Daten benötigen, wird klar, dass eine Anpassung der bestehenden IT-Struktur unumgänglich ist. Man sagt, der Lebenszyklus einer Software beträgt ungefähr zehn bis zwölf Jahre. Dann gibt die alte IT-Lösung meist nicht mehr her, was der Betrieb ihr abverlangt.

So war es auch bei der Einbecker Brauhaus AG. Seit 2010 arbeitete die Brauerei mit Microsoft Dynamics NAV (heute Microsoft Dynamics 365 Business Central) in einer mittlerweile veralteten Version und einer im Stillstand befindlichen Branchenlösung. Viele Funktionen, die man sich wünschte und brauchte, waren mit der alten Software nicht mehr zu realisieren. Da man in Einbeck mit NAV im Allgemeinen sehr zufrieden war, brauchte man eine Softwarelösung, die auf NAV beziehungsweise Business Central basierte und sich via Schnittstellen mit anderen Softwareanwendungen vereinen ließ.

„Wir hatten ganz genaue Vorstellungen“

Nach Recherchen und Gesprächen mit Kollegen aus anderen Brauereien stieß die Einbecker Unternehmensleitung recht schnell auf die Firma Norriq, deren Hauptsitz in Dänemark ist. Norriqs Branchenlösung Drink­IT schien genau das abzubilden, was die Einbecker suchten. Martin Deutsch, Vorstand der Einbecker Brauhaus AG, dazu: „Wir hatten ganz genaue Vorstellungen davon, was die neue Software können musste. Insbesondere die brauereispezifischen Anforderungen wie die lückenlose Dokumentation der Biersteuer, die korrekte Abwicklung von Pfand und die Verwaltung und Abwicklung von Gastronomiedarlehen und Ausleihungen standen bei uns im Fokus.“

Von Produktion bis Logistik

Drink-IT ist eine vertikale Getränkemanagementsoftware, die auf der Microsoft Dynamics Plattform basiert und den Microsoft NAV Standard um sämtliche spezifische Bereiche der Brauerei ergänzt: von Vertrieb und Marketing über Lager und Logistik bis hin zu Finanzen und Steuerangelegenheiten, Produktion, Qualität sowie Service- und Vertragsmanagement.

Norriq hatte zudem gute Referenzen, denn die Dänen sind mit ihrer Branchenlösung international seit vielen Jahren in den unterschiedlichsten Getränkesparten erfolgreich. In Deutschland soll die ERP-Lösung Drink-IT vor allem auch kleine und mittelständische Brauereien und Getränkeunternehmen unterstützen. Die Norriq Deutschland GmbH betreut Betriebe unterschiedlichster Größen und Anforderungen, darunter auch die Brauereien Wieninger, Schwarzbräu und Oettinger.

Branchenwissen als großer Pluspunkt

Martin Deutsch überzeugte vor allem auch das tiefe Branchenwissen, das die Norriq-Mannschaft in die anstehenden ersten Treffen mitbrachte. „Es waren von Anfang an Gespräche auf Augenhöhe. Wir mussten nicht erst tief in die Brauereizusammenhänge einsteigen. Das Wissen um die Abläufe war bereits vorhanden, was die Entscheidung für uns natürlich nochmal leichter machte“, so der Einbecker Vorstand.

Luc Vandeweyer, Sales Director Drink-IT, erinnert sich ebenfalls an die ersten Termine in Einbeck: „Die Braukunst mit ihren vielen technischen Innovationen hat sich über die Jahrhunderte verändert. Ein komplexes Marktumfeld erfordert auch angemessene Verwaltungslösungen. Der Unternehmensleitung bei Einbeck ist es aber von jeher wichtig, dass Lösungen auch praktikabel sind und verhältnismäßig bleiben. All diese Anforderungen sah man mit unserem Softwareangebot erfüllt.“

Nach zwei intensiven Gesprächstagen fiel die Entscheidung zur Zusammenarbeit. So konnte das Team um Projektleiter Stefan Carle, Operations Manager DACH, Norriq Deutschland GmbH, den Marathon starten.

Der Startschuss fällt

Anfang Februar 2019 traf sich die Gruppe der Projektbeteiligten, bestehend aus fünf Beratern seitens Norriq und dem zehnköpfigen Projektteam der Brauerei, zu einem mehrtägigen Workshop. Bestandsaufnahme und Budgetierung standen auf dem Programm. „Solche Meetings zu Beginn eines Projektes haben eine wichtige Funktion“, beschreibt Stefan Carle das Ziel des Workshops. „In diesen fünf Tagen müssen wir ein Gespür für die Anforderungen des Kunden entwickeln und herausfinden, welche Besonderheiten auf uns zukommen. Man lernt sich gegenseitig kennen, die Chemie muss stimmen. Ein so großes Projekt kann nur erfolgreich sein, wenn man eine gute Vertrauensbasis hat.“

Ein Füllhorn neuer Anwendungen

Die Aufgabenstellung war umfassend und der gesteckte zeitliche Rahmen sportlich. Gemeinsam spielte man zunächst alle Prozesse durch, und Carle erklärte dem Einbecker Team die zahlreichen neuen Möglichkeiten, die sich dem Betrieb mit der Umstellung darboten. Das alte System sollte vollständig abgelöst werden, mit allen benötigten Funktionen und ergänzenden Anwendungen. Unter anderem sollte das Dokumentenarchiv angebunden werden, die Finanzverwaltung und das Reporting sollten einen Feinschliff bekommen. Daneben stand die Integration der Vertragsverwaltung mit Themen wie Darlehen und Dauerleihen auf dem Plan.

Die Phase der Umstellung

Zunächst erfolgte die technische Installation des Basissystems Microsoft Business Central (2019 Spring Release) und der Getränkemanagementlösung Drink-IT, danach erfolgten die Stammdatenerfassung und das Einpflegen rudimentärer Daten. Allein diese Aufgabe beanspruchte schon rund drei bis vier Monate. Parallel dazu musste dasselbe Kernteam zahlreiche Schnittstellen entwickeln, um die bestehende externe Software einzubinden.

Systeme wie die Zeiterfassung Matrix Time, die Externe Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Programm Edifact zur Übermittlung für Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen etc. oder das Produktions- und Lagersystem Prime sollten im Betrieb unbedingt erhalten bleiben. Zu guter Letzt folgten den technischen Arbeiten Key-User- und Endanwender-Schulungen sowie Last- und Funktionstests.

Der große Moment – wird alles laufen?

Neun arbeitsintensive Monate waren vergangen. Dann war er da, der Tag X. Der große Tag, an dem sich zeigen sollte, ob das neue System das alte problemlos ablösen würde. Letzte offene Belege, Aufträge und Bestellungen wurden ins neue System übernommen. Dann fiel der Schalter. Ein kurzer Augenblick – Erleichterung lag in der Luft. Der Go-Live funktionierte reibungslos. Die letzten Monate der Planung und Anstrengung zahlten sich aus.

Der Lohn der Anstrengung

„Der Ersatz eines alten Systems kann eine Herkulesaufgabe sein. Die vorliegende gereifte und ausgewachsene Infrastruktur des alten ERP-Systems mit relativ vielen Subsystemen war durchaus eine Herausforderung. Aber für uns war es keine große Überraschung, dass alles funktionierte, denn die komplette Projektabwicklung war so verlaufen, wie wir es geplant hatten“, zeigt Stefan Carle sich zufrieden. „Die Zusammenarbeit mit dem Hause Einbecker war vom ersten Tag an unheimlich positiv. Mit den Key-Usern der Brauerei gab es stets eine gute und intensive Kooperation. Und auch seitens der Brauereileitung bekamen wir jede nötige Unterstützung. Wir spürten, man hatte richtig Lust auf ein neues System.“

In Einbeck ist man ebenso hochzufrieden über den guten Verlauf der Systemumstellung. Die Zeitpläne und Budgets wurden eingehalten, der Go-Live gestaltete sich reibungslos und die neue Brauereimanagementlösung tut seit dem ersten Tag genau das, was sie tun soll: Sie vereinfacht die Abläufe, macht die Verfahren effektiver und das Unternehmen damit profitabler.

War es aufwändig? Ja, natürlich – aber es lohnte sich. Und ganz ohne Anstrengung geht es eben nie. Doch mit dem richtigen Partner an der Seite und einer gut durchdachten Strategie wird es definitiv einfacher.

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